Notice Clients

Notice d’information sur la protection des Données Personnelles des clients de Paris Society

Date de mise à jour : 15 avril 2024

La présente notice d’information est à destination des clients de Paris Society afin de communiquer les informations relatives aux Traitements effectués par Paris Society vis-à-vis des Données Personnelles collectées par celle-ci. Nous vous invitons à consulter régulièrement cette notice qui peut faire l’objet d’une mise à jour à tout moment.

1. Définitions

« Paris Society » désigne :
1. La société Noctis Event, société mère de Paris Society, ayant son siège social au 38 Avenue des Champs Elysées (Département Juridique), 75008 Paris, France
2. Les filiales et autres sociétés affiliées à Noctis Event prenant part aux activités de Paris Society
3. Les hôtels, restaurants, établissements exploités sous l’une de des marques de Paris Society.

« Données Personnelles » désigne les données à caractère personnel des clients qui pourront être collectées par Paris Society et décrites dans la présente notice.

« Traitement » désigne les traitements de Données Personnelles à savoir les opérations, ou ensembles d’opérations, portant sur des Données Personnelles, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement organisation, conservation, adaptation, modification, extraction consultation, utilisation, communication par transmission ou diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement).

« Réglementation Applicable » : vise le Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 du 27 Avril 2016 (RGPD) ainsi qu’à celles de la loi du 6 janvier 1978 modifiée (LIL) et l’ensemble des autres règles applicables en matière de protection des Données Personnelles à caractère personnel pouvant concerner le Collaborateur selon le droit de l’Union Européenne ou le droit français.

2. Responsable du Traitement des Données Personnelles

Le responsable du Traitement des Données Personnelles est Paris Society, dont le siège est situé au 38 Avenue des Champs Elysées 75008 Paris (« Responsable du Traitement »). Vous pouvez contacter le responsable du Traitement à l’adresse : donnees.privees@paris-society.com Les Traitements des Données Personnelles sont réalisés conformément à la Réglementation Applicable.

3. Engagements

Conformément à la Réglementation Applicable, nous avons établi les 10 principes suivants pour le Traitement de vos Données Personnelles au sein de Paris Society :

1. Licéité : nous n’utilisons des Données Personnelles que si :
o Nous avons obtenu le consentement de la personne, ou
o Cela est nécessaire pour l’exécution d’un contrat auquel la personne est partie, ou
o Cela est nécessaire pour le respect d’une obligation légale, ou
o Cela est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne, ou
o Nous poursuivons un intérêt légitime en utilisant des Données Personnelles et cette utilisation ne porte pas atteinte aux libertés et aux intérêts de la personne.

2. Loyauté : nous vous expliquons en quoi nous sont utiles les Données Personnelles que nous collectons

3. Finalités déterminées et minimisation des Données Personnelles : nous ne collectons que les Données Personnelles qui nous sont réellement nécessaires. Si nous pouvons atteindre le même résultat en utilisant moins de Données Personnelles, alors nous nous assurons de n’utiliser que ces seules Données Personnelles.

4. Transparence : nous informons les personnes concernées de la manière dont nous utilisons leurs Données Personnelles.

5. Nous facilitons l’exercice de leurs droits par les personnes concernées : accès aux données, rectification et effacement des données et opposition au Traitement des Données Personnelles.

6. Durées de conservation : nous ne conservons les Données Personnelles que pour des durées limitées.

7. Nous assurons la sécurité des Données Personnelles, c’est-à-dire leur intégrité et leur confidentialité.

8. Si un tiers doit utiliser des Données Personnelles, nous nous assurons que celui-ci est en mesure de les protéger.

9. Si les Données Personnelles doivent être transférées en dehors de l’Union européenne, nous nous assurons que ce transfert est encadré par les dispositifs juridiques appropriés.

10. Si des Données Personnelles sont compromises (perdues, volées, endommagées, indisponibles…), nous notifions cette violation aux autorités de protection compétentes et aux personnes concernées, si la violation est susceptible de générer des risques élevés pour les droits et libertés des personnes.

4. Données Personnelles collectées

Dans la mesure où la Réglementation Applicable le permet, nous collectons, traitons et conservons des Données Personnelles concernant les clients, ainsi que des informations relatives à leur famille, telles que :

Des coordonnées (par exemple nom, prénom, n° de téléphone, courriel) ;
Des informations personnelles (par exemple date de naissance, nationalité) ;
Des informations sur vos enfants (par exemple prénom, date de naissance, âge) ;
Votre n° de carte de crédit, (à des fins de transaction et de réservation. Les informations sont cryptées.) ;
Des informations figurant sur un titre d’identité ou la copie d’un titre d’identité (par exemple carte d’identité, passeport ou permis de conduire) ;
Votre adhésion au programme de fidélité et des informations relatives à vos activités dans le cadre du programme de fidélité ;
Votre date de venue, vos dates d’arrivée et de départ ;
Vos préférences et centres d’intérêts (par exemple chambre fumeur ou non, étage préféré, type de literie, type de presse écrite lue, sports, intérêts culturels, préférences alimentaires et de boissons, etc.) ;
Vos questions/commentaires/demandes, avant, durant ou pour donner suite à votre venue ou à votre séjour dans l’un des établissements ;
Photo d’identité
Des informations techniques et de localisations générées dans le cadre de l’utilisation de nos sites internet et applications.

La collecte d’informations sur des personnes de moins de 16 ans est limitée à leurs seuls nom, nationalité et date de naissance, qui ne peuvent nous être fournis que par un adulte. Nous vous remercions de vous assurer que vos enfants ne nous transmettent aucune donnée personnelle sans votre autorisation (notamment via Internet). Dans l’hypothèse où une telle transmission aurait lieu, vous pouvez contacter l’adresse donnees.privees@paris-society.com afin que ces informations soient supprimées.

Afin de satisfaire vos demandes ou de vous fournir le service adéquat (par exemple un régime alimentaire spécifique) nous pouvons être amenés à collecter des informations sensibles, telles que concernant les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, croyances religieuses et philosophiques, l’appartenance à un syndicat, les détails de santé. Dans ce cas, nous ne collecterons ces données qu’avec votre accord express préalable.

5. Collecte des Données Personnelles

Les Données Personnelles peuvent être collectées à différentes occasions, notamment :

Activités hôtelières :

a. Réservation d’une chambre ;
b. Enregistrement et règlement ;
c. Séjour à l’hôtel et services proposés associés dans le cadre du séjour ;
d. Consommations au bar, au restaurant dans le cadre du séjour ;
e. Demandes, réclamations et/ou litiges.

2. Activités de restauration :

a. Réservation d’une table ;
b. Règlement ;
c. Consommations au bar et/ou au restaurant.

3. Activités festives :

a. Réservation, privatisation d’un lieu festif ;
b. Règlement ;
c. Demandes, réclamations et/ou litiges.

4. Activités évènementielles :

a. Réservation d’un lieu évènementiel ;
b. Etablissement d’une proposition commerciale ;
c. Règlement ;
d. Demandes, réclamations et/ou litiges.

5. Activités de consulting :

a. Etablissement d’une proposition commerciale d’accompagnement ;
b. Règlement ;
c. Demandes, réclamations et/ou litiges.

6. Activités digitales :

a. Connexion aux sites internet de Paris Society et aux applications développées
b. Formulaires de collecte en ligne (réservation en ligne, questionnaires, sur les réseaux sociaux, dispositifs de connexion à l’aide de vos identifiants de réseaux sociaux, échanges avec un agent conversationnel ou « chatbot »).

6. Finalités de la collecte

Les Données Personnelles sont traitées aux fins suivantes :

Finalités	Base légale
Finalités Remplir nos obligations légales et réglementaires vis-à-vis des clients.	Base légale Respect obligation légale
Finalités Gérer vos réservations dans un de nos établissements et conservation des documents légaux en conformité avec les normes comptables.	Base légale Exécution du contrat
Finalités Gestion des paiements via les outils de paiements.	Base légale Exécution du contrat
Finalités Gérer vos demandes d’informations, de demande de devis/proposition commerciale, de privatisation ou de questions que vous nous avez adressées via le formulaire de contact ou par tout autre canal.	Base légale Consentement
Finalités Gérer votre séjour, votre évènement ou votre venue dans un de nos établissements.	Base légale Exécution du contrat Intérêt légitime consistant à gérer nos activités et à vous fournir les produits et services demandés
Finalités Gérer notre relation avec nos clients avant, pendant et après votre séjour, votre évènement ou votre venue : • Gestion du programme de fidélité ; • Qualification de la base de données clients • Opérations de segmentation • Etablissement de statistiques et de scores commerciaux et actions de reporting • Connaître et gérer les préférences émises. • Gestion des réclamations • Gestion des consommations • Gestion des accès aux chambres pour les hôtels • Gestion des réservations via les outils dédiés	Base légale Exécution du contrat Intérêt légitime consistant à promouvoir nos services, améliorer nos services. Consentement
Finalités Améliorer notre service notamment : • Personnaliser votre accueil, améliorer la qualité du service et l’expérience client • Adapter nos produits et services afin de répondre au mieux à vos demandes • Personnaliser les offres et les messages à votre attention • Vous proposez des offres spéciales	Base légale Exécution du contrat (gestion adhésion au programme de fidélité) Intérêt légitime consistant à promouvoir nos services, améliorer nos services.
Finalités Envoyer les newsletters auxquelles vous avez souhaité vous abonner ou toute autre type de communication marketing.	Base légale Consentement
Finalités Gérer les demandes de désabonnement à l’ensemble de nos communications envoyées.	Base légale Respect obligation légale
Finalités Sécuriser les biens et les personnes et lutter contre les impayés. Dans ce cadre, certains établissement disposent d’une fonctionnalité leur permettant d’inscrire dans la catégorie des clients dits « inopérants » tout client ayant un comportement inapproprié correspondant aux catégories suivantes : agressions et incivilités, non-respect du contrat hôtelier, non-respect des règles de sécurité, vols, dégradations et vandalisme ou incidents de règlement. Ce statut peut conduire l’établissement à l’origine de cette inscription à adresser un refus de réservation au client lorsqu’il se présentera à nouveau dans ce même établissement.	Base légale Intérêt légitime consistant à gérer les activités, à sécuriser les biens et les personnes et à lutter contre les impayés
Finalités Sécuriser et améliorer l’utilisation de nos sites Web.	Base légale Intérêt légitime consistant à gérer nos activités, réaliser les prestations informatiques, d’administration et de sécurité des réseaux pour prévenir la fraude.
Finalités Gérer les demandes des personnes concernées en matière de protection de leurs Données Personnelles.	Base légale Respect d’une obligation légale

7. Durée de conservation

Nous conserverons vos Données Personnelles aussi longtemps que nécessaire ou permis eu égard à l’objet ou aux objets de leur obtention et tel qu’exposé dans ce présent document. La détermination de la durée de conservation s’appuie sur les critères suivants :

La durée pendant laquelle nous entretenons une relation continue avec vous et pendant laquelle nous mettons le site à votre disposition ;
Le fait que nous soyons ou non sujets à une obligation légale ;
La durée du contrat conclu avec vous ;
En cas de litige, la durée de la procédure jusqu’à expiration des voies de recours ordinaires et
extraordinaires ;
Le fait que la conservation soit recommandée eu égard à notre position juridique (par rapport à l’application des conditions d’utilisation du site, aux règles de prescription applicables, aux litiges ou aux enquêtes réglementaires).

8. Sécurité des Données Personnelles

Paris Society prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément à toutes les lois applicables, pour protéger les Données Personnelles des clients contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte ou l’altération accidentelle, la divulgation ou l’accès non autorisé. À cette fin, des mesures techniques (par exemple : pare-feu, antivirus, sauvegardes) et organisationnelles (notamment un système de login/mot de passe, des mesures de protection physique) sont mises en œuvre.

9. Durée de conservation

Paris Society conserve les Données Personnelles des Clients pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités ci-dessus, dans les conditions prévues par la loi applicable. A l’issue de cette période de conservation, les Données Personnelles peuvent être archivées, pour une durée limitée, notamment dans l’hypothèse où il serait nécessaire de consulter les Données Personnelles relatives à un Client. A l’issue de la période de conservation ou éventuellement d’archivage, les Données Personnelles sont supprimées ou anonymisées.

10. Cookies

Paris Society utilise des cookies sur ses sites internet. Pour en savoir plus sur l’utilisation de ces cookies, veuillez consulter notre politique de gestion des cookies disponible sur chaque site internet.

11. Exercice de droits

Vous avez le droit d’obtenir des informations et d’accéder à vos Données Personnelles collectées par Paris Society, sous réserve des dispositions légales applicables. Vous avez également le droit de faire rectifier vos Données Personnelles, de les faire effacer ou d’en limiter le Traitement. De plus, vous avez le droit à la portabilité de vos Données Personnelles et le droit de définir des instructions pour le Traitement de vos Données Personnelles après votre mort. Vous pouvez aussi vous opposer au Traitement de vos Données Personnelles.

Si vous souhaitez exercer ces droits, contactez directement le département en charge des Données Personnelles par courrier électronique à l’adresse donnees.privees@paris-society.com ou en écrivant à l’adresse suivante : Paris Society, 38 Avenue des Champs Elysées (Département Juridique), 75008 Paris, France.

Dans un souci de confidentialité et de protection de vos Données Personnelles, nous devrons vous identifier afin de répondre à votre requête. Pour cela, en cas de doutes raisonnables sur votre identité, il pourra vous être demandé de joindre à l’appui de votre demande, la copie d’un document officiel d’identité, tel qu’une carte d’identité ou un passeport. En ce cas la copie recto noir et blanc de l’un de ces documents suffit. Toutes les demandes seront traitées dans les meilleurs délais et en conformité avec la loi applicable.

12. Une question

Si vous avez des questions concernant la présente Notice vous pouvez nous contacter à l’adresse électronique suivante : donnees.privees@paris-society.com